FÖRETAGSPROFILEN. Outsourcing av administration och insourcing av kompetens – det är skogsägarföreningen Södras lösning för att uppnå en bättre hanteringar av pensioner och försäkringar. Högre kvalitet och minskade risker är några av vinsterna med modellen.
Allting började med en upptäckt. 2014 hade Södra i flera år hanterat medarbetarnas pensioner med hjälp av en anställd pensionsexpert och en egen, extra förmånlig ITP-lösning. Vid en översyn upptäckte man dock att de medarbetare som valt denna lösning hade fått en sämre utväxling på sina pensioner än de som inte gjort något aktivt pensionsval.
– Det blev en väckarklocka för oss. Vi satte oss ned och frågade oss hur vi vill jobba proaktivt med pensioner – både ur en administrativ synvinkel och på ett värdeskapande sätt, säger Christer Thörn, HR-direktör på Södra.
En viktig utgångspunkt var den uppenbara: Som landets största skogsägarförening med fler än 3 500 anställda i både Sverige och utomlands fanns det en stor, inneboende komplexitet i bolagets pensionshantering. Det var svårt för en enda anställd att effektivt navigera genom försäkringsmarknadens snåriga och ständigt föränderliga regelverk.
– Lösningen vi bestämde oss för gick ut på att dels outsourca hela vår pensionsadministration till en extern samarbetspartner, dels
insourca pensionskompetens från samma partner. Vi avvecklade vår egen pensionsexpert och köpte i stället in kompetens som kunde hjälpa oss att utveckla vår pensionspolicy och vårt pensionserbjudande, säger Christer Thörn.
Efter en tids research landade valet av samarbetspartner på Max Matthiessen, vars rådgivare knöts nära bolaget och tillbringar en del av sin arbetstid ute på Södras anläggningar runt om i landet. Max Matthiessens experter hanterar nu allt som rör pensioner och försäkringar för Södras samtliga medarbetare i Sverige och utomlands.
– De är en del av vårt arbetslag och naturligt integrerade i vår verksamhet. Vi ser dem som våra kollegor och de har behörigheter till alla våra löne- och fakturasystem. Allt som allt har de bidragit till en effektivisering och en kompetenshöjning som vi aldrig hade kunnat skapa med egna resurser, förklarar Christer Thörn.
Maria Magnesjö Nilsson, HR-chef för Södras servicecenter, exemplifierar med hjälp av Max Matthiessens systemstöd, Insclear:
– Tidigare satt vi och gjorde manuella stickprovskontroller av alla fakturor i Excel och vårt eget fakturahanteringssystem. I bästa fall upptäckte vi fel, men det krävdes otroligt mycket manuell handpåläggning. I Insclear samlas alla fakturor och vi kan direkt säkerställa ned på individnivå att vi betalar rätt premier för rätt typ av försäkringar. Det innebär både en rejäl kvalitetshöjning – och minskad risk, förklarar hon.
En styrka med hela upplägget, förklarar Christer Thörn och Maria Magnesjö Nilsson, är att det inte uppkom som ett reaktivt svar på akuta problem – utan som en följd av proaktiv planering i syfte att bli bättre, billigare och effektivare i allt som rör försäkringar och pensioner.
– Själva logiken bygger på att ta in värdefull kompetens och lägga ut betungande administration. Nu har vi en redundans i hela systemet: inte bara i den djupa kompetens som våra rådgivare har, utan även i hela Max Matthiessens nätverk av specialister vars core business är att jobba med de här sakerna, säger Christer Thörn, och tillägger:
– En extra fördel är att det ligger på vår leverantör att utveckla sin produkt så att den hela tiden ligger rätt i tiden. Vi behöver med andra ord inte själva lägga tid och energi på att hålla oss uppdaterade om branschen, utan kan utveckla vårt försäkringserbjudande i samråd med en påläst samarbetspartner.
SÖDRA
- Södra är Sveriges största skogsägarförening med mer än 50 000 skogsägare som medlemmar och runt 3 500 medarbetare i Sverige och utomlands.
- Södra är också en internationell skogsindustrikoncern där verksamheten baseras på förädling av medlemmarnas skogsråvara.
- Bolaget har sitt huvudkontor i Växjö.
TEXT: TOBIAS HAMMAR
FOTO: LINA ALRIKSSON