GÄSTKRÖNIKAN. LEVER DU I TRON att alla medarbetare kommer tillbaka till kontoret och att ni aldrig mer kommer att behöva hantera problematiken med det digitala när ni ska samarbeta? Glöm det. En undersökning från Cisco visar att så många som 98 procent av alla möten post-corona kommer att innehålla någon eller några deltagare som är med på distans. Det vill säga majoriteten av alla möten. Så omfamna det nya hybridlivet. Det är här för att stanna. Men se till att du inte skapar andra klassens mötesdeltagare.
Anna Bellman är en av Sveriges mest anlitade moderatorer, föreläsare och utbildare inom kommunikation och ledarskap. Hon brinner för effektiva möten som ger mer och som når fram, oavsett om de sker fysiskt eller digitalt. Hon är aktuell med boken Skapa engagemang digitalt – konsten att kommunicera på distans.
Hybridmöten, där några deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan några deltar digitalt på distans via länk, är en mötesform som kommer att dominera framöver. Många undersökningar visar att vi har vant oss vid att jobba på distans under coronapandemin, insett fördelarna med att få livspusslet att gå ihop och att vi vill fortsätta arbeta på distans en del av tiden. Så även om vi längtar efter fysiska möten kommer vi att vilja delta på distans när vi av olika skäl är förhindrade att delta fysiskt.
Jag har länge sagt att jag inte tror på hybridmöten. Inte när det gäller att skapa riktigt effektiva och givande möten som ger samma upplevelse för alla mötesdeltagare. Men jag har reviderat den åsikten i takt med att tekniken utvecklats och i takt med att vi blivit mer vana och skickliga i hur vi leder och deltar på digitala möten. Jag är övertygad om att hybridmöten kommer att bli den vanligaste mötesformen i framtiden. Vanligare än vad många vågar inse. Men jag är lika övertygad om att den ställer riktigt stora krav på oss.
Hur ska vi göra för att ett hybridmöte ska ge samma mötesupplevelse och mynna ut i att kommunikationen når fram till alla deltagare på mötet? Det kräver så mycket mer av oss än vid enbart fysiska möten. Det kräver så mycket mer när det gäller mötesstruktur, tydlighet och att stämma av kommunikationen för att undvika onödiga missförstånd, som vi har nog av ändå.
Vi har så lätt att utgå från det fysiska sammanhanget, eftersom vi där får direktrespons. Men kom ihåg att de som är med i ett hybridmöte på distans inte ser det ni ser i rummet. De uppfattar inte stämningen och den ordlösa kommunikationen som kroppsspråket visar. De ser inte om någon kommer in sent i ett möte och sätter sig utanför kameravinkeln.
Det kan verka självklart att de som sitter i det fysiska rummet ska synas bra för dem som är med på distans, men det är långt ifrån verkligheten alla gånger. De som befinner sig i det fysiska rummet sitter ofta utspridda runt ett stort konferensbord och då är det omöjligt för deltagarna på distans att se deras minspel och kroppsspråk. Det finns så många fallgropar. Det är så lätt att deltagarna på distans blir andra klassen mötesdeltagare. Men det finns också sätt att undvika det.
10 TIPS FÖR ATT LEDA HYBRIDMÖTEN EFFEKTIVT:
- Se till att både de som finns på plats i lokalen och de som deltar via länk kan se varandra, gärna med flera olika kameror och vinklar. Använd gärna en stor skärm där distansdeltagarna syns hela tiden och en skärm för presentationen.
- Se till att alla deltagare lika lätt kan begära ordet, oavsett om de deltar via länk eller finns på plats i lokalen. Samma regler för alla.
- Se till att ljudet är bra så att alla hör varandra, oavsett hur man deltar och vem som pratar.
- Se till att mötesledaren styr mötet på ett proffsigt och tydligt sätt så att alla deltagare blir sedda och hörda på lika villkor.
- Börja med att introducera och ställa frågor till dem som är med på distans – så blir de inkluderade direkt.
- Uppmana alla att säga sitt namn innan de pratar.
- Det kan behövas ytterligare en person för att hjälpa till med tekniken, moderera distansdeltagarna och innehållet. Den extra personen kan vara nödvändig om distansdeltagarna är många, eller om utrustningen kräver det.
- Om ni ska använda digitala, interaktiva verktyg behöver alla deltagare, även de i rummet, ha varsin digital enhet. Ofta funkar det bra med en smart mobil.
- Berätta vad som sker i det fysiska rummet som de på distans inte har en möjlighet att uppfatta. Berätta hellre för mycket än för lite. Repetera frågor och viktiga slutsatser.
- Summera och kvittera att alla har uppfattat mötet på samma sätt. Gärna genom att gå laget runt och att skicka ut en sammanställning av mötet efteråt till alla.
Tekniken kommer att fortsätta utvecklas för att skapa ännu bättre möten. Framför allt kommer vi människor att fortsätta utvecklas och lära oss använda de tekniska möjligheterna på allra bästa sätt. Det viktigaste är att vi inser att det går att skapa riktigt effektiva och givande möten oavsett var människor befinner sig.
Välkommen till det nya hybridlivet!